Selecteer een pagina

Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden Newstate Law & Legal per 1 januari 2023

  1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: 

  • Newstate Law & Legal: de op basis van een arbeidsovereenkomst of anderszins aan het kantoor verbonden advocaten, zowel gezamenlijk als ieder afzonderlijk; 
  • Cliënt: de contractspartij van het kantoor;
  • Honorarium: de financiële vergoeding (tijdsevenredig of anderszins) die het kantoor voor de uitvoering van de opdracht maakt.
  1. Algemene bepalingen

2.1  Het kantoor, Newstate Law & Legal, is een handelsnaam van de besloten vennootschap Nieuwstaete Advocaten B.V. en heeft haar hoofdvestiging aan de Nieuwlandstraat 130, 2729 DX te Zoetermeer, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel ‘s- Gravenhage onder nummer 81192592. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel ‘s-Gravenhage en zijn gepubliceerd op de website www.newstatelawlegal.com.

2.2  Alle opdrachten worden met terzijdestelling van de artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW, uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door een aan het kantoor verbonden advocaat, zowel gezamenlijk of afzonderlijk. Newstate Law & Legal is de enige contractuele wederpartij van de opdrachtgever of cliënt.

2.3  Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Newstate Law & Legal, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mr. R.S. Frickus Sewdajal, en cliënt, alsmede op alle nieuwe overeenkomsten en verdere alle (rechts)handelingen van Newstate Law & Legal met, voor of jegens cliënt, inclusief buitencontractuele verbintenissen. Alle bedingen in deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van personen die zijn betrokken bij de vervulling van de opdrachten en/of personen die enige aansprakelijkheid hebben in dat verband.

2.4  Deze versie van de algemene voorwaarden treedt in de plaats van alle eerdere door Nieuwstaete Advocaten B.V. gehanteerde versies van de algemene voorwaarden. Daaronder zijn inbegrepen de eventuele op de achterzijde van briefpapier van Nieuwstaete Advocaten B.V. afgedrukte algemene voorwaarden. Alle eerdere versies van de algemene voorwaarden van Nieuwstaete Advocaten B.V. dan deze zijn derhalve niet van toepassing op overeenkomsten vanaf 1 januari 2023.

  1. Opdrachten

3.1  Nadat door een cliënt een opdracht is verstrekt, komt eerst dan een overeenkomst tot stand, wanneer Newstate Law & Legal deze schriftelijk dan wel mondeling heeft aanvaard. Ten aanzien van de totstandkoming van een opdracht zal Newstate Law & Legal slechts worden vertegenwoordigd door mr. R.S. Frickus Sewdajal.

         Ná verzending van de opdrachtbevestiging en de ontvangst van een (voorschot)betaling, zal met de belangenbehartiging een aanvang worden genomen, behoudens indien Newstate Law & Legal schriftelijke andersluidende afspraken maakt, bijvoorbeeld in spoedeisende kwesties.

3.2  Op de overeenkomst van opdracht tussen Newstate Law & Legal en de cliënt is het Nederlandse recht van toepassing.

3.3  De cliënt stemt ermee in dat Newstate Law & Legal in overleg met de cliënt (bepaalde delen van) de opdracht laat uitvoeren door één of meer aan Newstate Law & Legal verbonden advocaten en/of juridisch medewerkers onder haar verantwoordelijkheid.

3.4  De werking van de artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW wordt uitgesloten.

3.5  Newstate Law & Legal zal zich inspannen de overeenkomst met cliënt met de vereiste zorgvuldigheid en deskundigheid uit te voeren en het door de cliënt gewenste resultaat te bereiken, doch garandeert niet dat dit resultaat wordt bereikt. De uitvoering van de overeenkomst geschiedt uitsluitend ten behoeve van cliënt. Cliënt zal aan Newstate Law & Legal alle informatie verstrekken die van belang kan zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst, evenals alle informatie die het kantoor verlangt. Cliënt staat in voor de juistheid en volledigheid van alle aan Newstate Law & Legal verstrekte informatie.

3.6  Newstate Law & Legal zal zich bij de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden alleen laten leiden door het belang van de cliënt. Daarbij zal de geldende regelgeving in acht worden genomen, waaronder de gedragsregels voor advocaten en de verordeningen en richtlijnen van de Nederlandse Orde van Advocaten.

3.7  Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden geen rechten ontlenen. De cliënt vrijwaart Newstate Law & Legal van vorderingen van derden die stellen schade te hebben geleden door of verband houdende met door Newstate Law & Legal ten behoeve van de cliënt verrichte werkzaamheden.

3.8  Newstate Law & Legal zal eerst na overleg met de cliënt derden inschakelen, zoals een deurwaarder of een taxateur. Cliënt wordt geacht de opdracht aan door Newstate Law & Legal te zijnen behoeve ingeschakelde derden te hebben gegeven, onverlet de gedragsregels van de beroepsorganisaties. Newstate Law & Legal zal bij het inschakelen van derden de nodige zorgvuldigheid aan de dag leggen, doch aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van de handelwijze van voornoemde derde(n). Newstate Law & Legal is gemachtigd bij de inschakeling van derden namens cliënt een beperking van aansprakelijkheid te aanvaarden. De toepasselijkheid van artikel 6:76 BW is uitgesloten.

3.9  Vanaf het moment dat de opdracht en daardoor tussen partijen een zakelijke relatie tot stand is gekomen, zullen partijen in het kader van de uitvoering van de opdracht uitsluitend communiceren per brief, per e-mail, telefonisch via het telefoonnummer van Newstate Law & Legal, of in persoon. Er wordt niet gecorrespondeerd via sms-berichten of diensten zoals WhatsApp. Dit geldt ook voor eventuele nieuwe juridische zaken die niet onder de bestaande opdracht vallen, zolang deze opdracht nog niet is voltooid.

3.10 Standaard wordt elk processtuk en alle correspondentie met betrekking tot de opdracht aan cliënt gezonden per post en/of per e-mail, zodat cliënt te allen tijde beschikt over een complete versie van het dossier.

  1. Persoonsgegevens

4.1  Ten behoeve van het aannemen en uitvoeren van opdrachten en het beheer van haar relatiebestand verwerkt Newstate Law & Legal persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De gegevensverwerking vindt plaats in overeenstemming met het privacybeleid van Newstate Law & Legal.

4.2  De cliënt die zelf persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in de AVG en op grond daarvan gehouden is de voorschriften van de AVG na te leven, zal in dat kader de informatie aan Newstate Law & Legal verstrekken waartoe hij ingevolge de AVG verplicht is en zulks binnen de daarvoor geldende termijn.

4.3  De cliënt vrijwaart Newstate Law & Legal en haar personeel voor aansprakelijkheid of schade, die gegrond is op althans geleden is ten gevolge van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, welke (namens) de cliënt heeft (zijn) verstrekt in het kader van de opdracht.

4.4  Newstate Law & Legal en de cliënt informeren elkaar zo spoedig mogelijk als blijkt van een inbreuk op de persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van de opdracht. Newstate Law & Legal en de cliënt plegen overleg alvorens wordt overgegaan tot het informeren van betrokkenen of derden zoals toezichthouders. Stelt een toezichthouder een onderzoek in naar de verwerking van persoonsgegevens, dan informeren Newstate Law & Legal en de cliënt elkaar eveneens zo spoedig mogelijk.

4.5  Cliënt gaat akkoord met elektronische gegevensuitwisseling en realiseert zich dat ondanks alle door het kantoor in acht genomen veiligheidsvoorzieningen er geen absolute zekerheid door raadpleging door onbevoegden gegeven kan worden.

  1. Aansprakelijkheid

5.1  De aansprakelijkheid van Newstate Law & Legal en haar medewerkers is steeds beperkt tot het bedrag of de bedragen waarop de door Newstate Law & Legal gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft.

5.2  Als om welke reden dan ook geen uitkering op grond van voormelde verzekering zal plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het door Newstate Law & Legal in de desbetreffende zaak in het desbetreffende jaar in rekening gebrachte honorarium exclusief overige kosten.

  1. Derdengelden

6.1  Gelden die Newstate Law & Legal ten behoeve van de cliënt onder zich houdt, worden geplaatst op een bankrekening van de Stichting Beheer Derdengelden Mr. R.S. Sewdajal. Ter compensatie van de kosten van administratie en beheer van de rekening, wordt over derdengelden als hier bedoeld geen rente vergoed.

  1. Declaratie/honorarium/kosten

7.1  Voor de uitvoering van de opdracht is de cliënt aan Newstate Law & Legal een honorarium, vermeerderd met kantoorkosten en BTW, verschuldigd. Onder kantoorkosten worden verstaan de niet te specificeren kantoorkosten, zoals porti, telefoon, fotokopieën, energiekosten, kantoorbenodigdheden etc. Deze kantoorkosten worden forfaitair vastgesteld op 5% van het honorarium.

7.2  Daarnaast komen eventuele verschotten voor rekening van de cliënt. Onder verschotten worden verstaan kosten, zoals vastrecht (griffierecht), deurwaarderskosten, procureurskosten en dergelijke.

7.3  Tenzij anders overeengekomen, wordt het aan Newstate Law & Legal toekomende honorarium berekend op basis van de ten kantore vastgestelde uurtarieven.

7.4  Newstate Law & Legal is gerechtigd voornoemde uurtarieven jaarlijks op 1 januari te wijzigen.

7.5  Ten aanzien van het honorarium is Newstate Law & Legal gerechtigd één of meerdere voorschotten in rekening te brengen. Deze voorschotten zullen bij tussentijdse declaraties dan wel bij de einddeclaratie worden verrekend.

7.6  Als geen voorschot in rekening is gebracht, zal het honorarium regelmatig tussentijds worden gedeclareerd.

  1. Betaling

8.1  Betaling van de declaratie dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening, te geschieden binnen 14 dagen na declaratiedatum. Bij overschrijding van deze termijn is de cliënt vertragingsrente gelijk aan de geldende wettelijke rente verschuldigd.

8.2  De kosten verbonden aan de betaling komen voor rekening van de cliënt.

8.3  Betaling door de cliënt houdt erkenning van de verschuldigdheid van de declaratie(s) in.

8.4. Indien Newstate Law & Legal, zelf dan wel door middel van derden, invorderingsmaatregelen neemt tegen de cliënt, dan komen de kosten hiervan, waaronder de incassokosten overeenkomstig het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, de administratiekosten en de voorschotten, voor rekening van de cliënt.

8.5  De ontvangen gelden strekken eerst in mindering op de gemaakte invorderingskosten, vervolgens op de verschenen rente en ten slotte op de hoofdsom en de lopende rente.

8.6   Indien de cliënt in verzuim is met de betaling van de declaratie(s), heeft Newstate Law & Legal naast de genoemde invorderingsmogelijkheden het recht om haar werkzaamheden ten behoeve van de cliënt op te schorten dan wel te staken.

        Newstate Law & Legal is slechts dan bevoegd gebruik te maken van dit opschortings- en stakingsrecht, nadat de cliënt daarvan vooraf op de hoogte is gesteld en de cliënt nog een korte termijn is geboden om alsnog aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen dan wel een andere advocaat te zoeken. Newstate Law & Legal aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade, die de cliënt lijdt, welke ontstaat als gevolg van een opschorting dan wel staking van de werkzaamheden zoals hier bedoeld.

8.7  Newstate Law & Legal zal slechts het dossier van de cliënt aan cliënt of aan een door de cliënt benaderde advocaat overdragen nadat cliënt alle openstaande declaraties aan Newstate Law & Legal heeft voldaan.

8.8  Overeenkomstig artikel 3.10 beschikt cliënt te allen tijde over een complete versie van het dossier. Indien cliënt of zijn/haar opvolgende advocaat desondanks op enig moment stukken uit het dossier wensen te ontvangen, dient het verzoek daartoe uitdrukkelijk per e-mail te worden gedaan. Voor het ontvangen van afschriften van uitsluitend de processtukken uit het dossier, zal een bedrag van € 75,– (inclusief BTW) verschuldigd zijn. Voor een afschrift van het volledige dossier, waaronder begrepen de processtukken en alle correspondentie uit het dossier, zal een extra bedrag van € 25,– in rekening worden gebracht, zijnde in totaal € 100,– (inclusief BTW). Pas nadat het verschuldigde bedrag is voldaan, zullen de desbetreffende afschriften worden verstrekt.

  1. Archivering

9.1  Na het einde van de opdracht worden de in het dossier aanwezige originele stukken op diens verzoek aan de cliënt verstrekt. Het dossier wordt na het einde van de zaak bewaard gedurende de wettelijke termijn en staat ter beschikking van cliënt. Mede gelet op de artikelen 3.10 en 8.8 kunnen voor het verstrekken van (delen van) het dossier, afhankelijk van de omvang van de stukken, beperkte administratieve kosten in rekening worden gebracht.

 

  1. Klachtenregeling Newstate Law & Legal

10.1 Algemene bepalingen

10.1.1 Voor een uitgebreide klachtenregeling wordt u verwezen naar de kantoorklachtenregeling.

10.1.2 In dit reglement wordt verstaan onder:

  • Klacht: elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
  • Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
  • Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.

10.1.3  Eenieder heeft het recht om over de wijze waarop een medewerker of advocaat van Newstate Law & Legal zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen.

10.1.4  Het kantoor draagt er zorg voor dat de behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten zorgvuldig geschiedt.

10.2 Indiening van een klacht

10.2.1  De klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij de aan het kantoor verbonden  klachtenfunctionaris, zijnde mevrouw mr. N. Zeeman, advocaat te Zoetermeer, voor familie- en personenrecht. Bij afwezigheid van mevrouw mr. N. Zeeman zal als vervangende klachtenfunctionaris optreden mr. R.S. Frickus Sewdajal. Ten aanzien van het rechtsgebied Asielrecht en strafrecht zal als klachtenfunctionaris optreden mr. A. Jankie, advocaat te ’s-Gravenhage. Bij afwezigheid van mr. A. Jankie zal als vervangende klachtenfunctionaris optreden mr. R.S. Frickus Sewdajal. Ten aanzien van het rechtsgebied civiel recht zal als klachtenfunctionaris optreden mr. A. Vijftigschild. Bij afwezigheid van mr. A. Vijftigschild zal als vervangende klachtenfunctionaris optreden mr. R.S. Frickus Sewdajal.

10.2.2  Indien de klacht niet wordt ingediend bij de (vervangende) klachtenfunctionaris maar bij een medewerker van Newstate Law & Legal, zal de medewerker de klacht ter kennis brengen van de desbetreffende (vervangende) klachtenfunctionaris.

10.2.3 De klacht dient ten minste te bevatten:

  • de naam en het adres van klager;
  • de datum van indiening van de klacht;
  • Een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.

10.2.4  De (vervangende) klachtenfunctionaris bevestigt binnen 14 werkdagen de ontvangst van de klacht.

10.2.5  Bij de ontvangstbevestiging wordt klager op de hoogte gesteld van het verloop van de klachtenprocedure.

10.3 Behandeling van een klacht

10.3.1  De klacht zal worden behandeld door de (vervangende) klachtenfunctionaris.

10.3.2  Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen wordt klager – onder mededeling van de reden – daarvan door de (vervangende) klachtenfunctionaris op de hoogte gesteld.

10.3.3  Wanneer een klacht wordt ingediend wordt de medewerker waartegen de klacht zich richt op de hoogte gesteld van de klacht.

10.3.4  De (vervangende) klachtenfunctionaris bepaalt of klager en degene op wie de klacht betrekking heeft worden gehoord.

10.3.5  De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt meegedeeld door de (vervangende) klachtenfunctionaris.

10.3.6  De (vervangende) klachtenfunctionaris zal binnen 6 weken na ontvangst de klacht afhandelen. De (vervangende) klachtenfunctionaris tracht samen met de client en degene over wie is geklaagd  samen tot een oplossing te komen. Indien nodig kan de (vervangende) klachtenfunctionaris de termijn waarin de klacht dient te zijn afgehandeld met 6 weken verlengen.

10.3.7  Tegen de beslissing kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld.

10.4 Analyse van de klacht

10.4.1  Eenmaal per jaar analyseert de (vervangende) klachtenfunctionaris de klachten.

10.4.2  Indien nodig doet de (vervangende) klachtenfunctionaris voorstellen aan het bestuur van Newstate Law & Legal om de dienstverlening te verbeteren

  1. Privacybeleid

11.1 Inleiding

11.1.1 Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG brengt meer verplichtingen mee voor organisaties die gegevens verwerken. Men moet met documenten kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen (‘accountability’). Newstate Law & Legal voldoet aan alle vereisten. Dat kunt u nalezen in onderstaande privacy beleid.

11.1.2 Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens (hierna: “gegevens”) van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die contact met ons hebben. Newstate Law & Legal is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens, en betracht daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

11.2 Welke gegevens verwerken wij, en met welk doel?

 

11.2.1  Indien u een opdracht aan Newstate Law & Legal verstrekt, verwerkt Newstate Law & Legal uw gegevens. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens. Verder gaat het om gegevens die relevant zijn voor het dossier, waaronder ook gegevens die nodig zijn voor de facturering. Soms worden er ook gevoelige en/of bijzondere gegevens verwerkt tijdens het (mediation)traject.

 

11.2.2  Newstate Law & Legal kan de opdracht niet uitvoeren zonder verwerking van uw gegevens, en vraagt daarom uw toestemming voor het verwerken daarvan. Newstate Law & Legal verwerkt geen gegevens afkomstig van bezoek aan onze website (cookies, IP-adressen et cetera). Het kan voorkomen dat Newstate Law & Legal uw e-mailadres gebruikt om u af en toe een (pers)bericht te sturen of om u uit te nodigen voor een evenement. Indien u deze berichten of uitnodigingen niet wenst te ontvangen kunt u dat bij ons aangeven.

 

11.3 Hoe lang bewaart Newstate Law & Legal uw gegevens?

 

11.3.1  Newstate Law & Legal bewaart (mediation)dossiers conform de eisen van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en conform de fiscale bewaarplicht tot zeven jaar na afloop van het boekjaar.

 

11.4 Met wie delen wij uw gegevens, en hoe worden uw gegevens beveiligd?

11.4.1  Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier, en worden dus verwerkt door onze ICT provider. Newstate Law & Legal heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Ook onze ICT-provider heeft passende veiligheidsmaatregelen getroffen.

 

11.4.2  Wordt er een klacht tegen de mediator c.q. advocaat ingediend inzake uw dossier, dan kunnen uw gegevens worden verstrekt aan de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en/of aan de Nederlandse vereniging Familie- en erfrecht Advocaten Scheidingsmediators (vFAS). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld. Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken. 

11.5 Wat zijn uw rechten?

Uw rechten vindt u in de artikelen 15 tot en met 20 van de AVG. Het gaat daarbij onder andere om:

  1. het recht op inzage in uw gegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
    b. het recht op rectificatie van uw gegevens.
    c. het recht om uw gegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

Voor meer informatie over uw rechten verwijzen wij u naar de AVG (artikelen 15-20). Voor vragen naar aanleiding van onze privacybeleid kunt u contact opnemen via telefoonnummer 079-331 1065 en e-mail: [email protected]        

  1. Overig

12.1 Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2023.